Am festgelegten Tag und zur festgelegten Uhrzeit müssen die verantwortlichen Personen, die die Gruppe begleiten und als Ansprechperson der Gruppe fungieren (nachstehend "verantwortliche Personen" genannt) sich mit der Gruppe der Teilnehmenden (nachstehend "Gruppe" genannt) an der Rezeption von Eurac Research (sofern bei der Anmeldung nicht anders angegeben) anmelden, um die Anzahl der begleiteten Teilnehmer zu registrieren und die Datenschutzaufklärung sowie Teilnahmebedingungen, welche bei der Anmeldung angenommen wurden, zu unterschreiben. Anschließend werden die verantwortlichen Personen sowie die Teilnehmer in die vorgesehenen Räumlichkeiten geführt.

Während der gesamten Dauer der Veranstaltung dürfen die verantwortlichen Personen ihre Aufsicht über die Gruppe zu keinem Zeitpunkt unterbrechen. Die Verantwortlichen sind verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die Gruppe die Zugangsregeln einhält. Die verantwortlichen Personen sind verpflichtet auch und gerade in den Pausen die Gruppe zu kontrollieren und zu beaufsichtigen; die Gruppe muss immer zusammenbleiben.

Eurac Research ist der ausschließliche Eigentümer des Inhalts und des geistigen Eigentums des zur Verfügung gestellten und/oder verbreiteten Materials, in welcher Form auch immer. Die Inhalte sind auf Anfrage ausschließlich für den persönlichen Gebrauch der Teilnehmer und verantwortlichen Personen freigegeben. Eurac Research behält sich das Recht vor, die Aktivität im Falle disziplinarischer Probleme oder der Nichteinhaltung dieser Teilnahmebedingungen zu unterbrechen.

Die verantwortlichen Personen haften für den Schaden, der durch das Fehlverhalten der Teilnehmer und ihr Verhalten in den Räumlichkeiten von Eurac Research verursacht wird, und müssen - bei Aktivitäten, die die Verwendung von Materialien vorsehen – dafür sorgen, dass die Teilnehmer dieses nicht missbräuchlich verwenden oder beschädigen. In jedem Fall übernimmt Eurac Research keine Verantwortung für Unannehmlichkeiten aufgrund von Verspätungen und Versäumnisse, die der Gruppe und den verantwortlichen Personen zuzuschreiben sind, sowie für Taten oder Unfälle, die während der Aktivitäten auftreten. Eurac Research haftet nicht für den Verlust, Diebstahl oder die Beschädigung von persönlichen Gegenständen und Wertgegenständen der Teilnehmer und der verantwortlichen Personen. Eurac Research behält sich das Recht vor, die Veranstaltung im Falle unvorhergesehener Umstände zu ändern, zu verschieben oder abzusagen. Eurac Research kann dafür nicht haftbar gemacht werden.

Im Fall von Initiativen, die außerhalb der Räumlichkeiten von Eurac Research stattfinden, müssen sich die verantwortlichen Personen über etwaige zusätzliche Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten erkundigen und diese von Fall zu Fall einschätzen, gegebenenfalls auch mit der Versicherungsgesellschaft.